资料整理用Excel

来源:百度文库 编辑:16楼社区 时间:2019/10/24 05:53:39
单位里的各类文件资料堆积如山,继续存在电脑里,随时都可能遭受病毒侵害和系统崩溃的灭顶之灾。资料的保管最理想最安全的办法是刻录到光盘里。刻录之前,我们必须对杂乱的文档进行整理。有一个很有效的整理方法,虽然操作起来有些麻烦,但日后查找却极为方便。试想,当老板十万火急地要你立马找出上年度的工作总结,面对成百上千的文档,你仅仅动了几下鼠标就轻松搞定时,老板会怎样欣赏你

????1.准备工作:打开资源管理器,在任意盘符新建一个文件夹,将要刻录的所有文件存在其中。

????2.建立Excel表格:建立一个Excel表格,用来录入文档的相关资料。可以分为序号、文件类型、文件名称、文件来源、文件日期、备注等。文件类型又可分为上级文件、单位文件、人事资料、财务报表等。制作表格时,最好不要进行单元格的合并,以免影响以后的操作。

????3.资料的录入:资料录入时无需分类进行,可以无序录入。除了在表格中直接录入外,还可以利用窗体来录入。方法是:单击菜单栏“数据/记录单”,打开窗体录入框,在相应的框格中输入资料。输入完后,回车打开新的一张表格(如图1)。输入之前可以先将文件类型、文件来源等项目中的固定分类,通过“自动更正”功能逐一用简单的符号代替,只要输入简单的符号就可以了




????4.建立超链接:录入之后,选定每个文件名称的单元格,单击鼠标右键,选择“超链接”,在弹出对话框中选择对应的文档。

????5.排序:因为我们是无序录入的,录入完后,为了有序排列,就要利用排序功能了。选中表格的任意单元格,执行菜单栏上“工具/选项”,在弹出的对话框中单击“自定义序列”选项卡,在左边框中选择“新序列”,单击“导入”后,选中表格中文件类型的所在区域,再按一次“导入”(如图2),确定后我们会发现原先无序的内容一下子变得有序了。




????排序之后,你会发现序号因此被打乱了。没关系,在你排序之前,在序号列之后插入一空白列,任你怎么排序,序号都不会改变。不过,记得排序之后删除这列。

????将表格保存到新建的文件夹里并放在所有文档之前。好了,所有的整理工作都完成了,最后就是把文档刻录到光盘里保存了。